Komplizierte Prozesse vereinfachen und per Web-App weitgehend automatisieren – diese Idee konnten wir für die DGB-Jugend Baden-Württemberg erfolgreich umsetzen.
Die Ausgangssituation
Bei diesem Projekt auf ehrenamtlicher Basis ging es darum, die Organisation von Anmeldungen und Zahlungen für ein Sommercamp zu vereinfachen und den manuellen Aufwand in der Verwaltung damit so weit wie möglich zu reduzieren.
Die Anforderungen
- Vereinfachung von Prozessen
Der Anmeldeprozess, der bisher manuell, mit mehreren Stakeholdern und Excel-Tabellen organisiert wurde, soll vereinfacht werden. - Automatisierung
Alles, was nicht zwingend einen händischen Eingriff erfordert, soll möglichst automatisiert werden, um Kapazitäten in der Verwaltung sinnvoller nutzen zu können. - Sonderfälle berücksichtigen
Das System soll neben den Standardfällen auch Sonderfälle berücksichtigen, die manuelles Eingreifen erfordern.
Der Projektverlauf
Zunächst wird die Idee in einem Konzept greifbar gemacht. Die genauen Modalitäten und Anforderungen besprechen wir dann anschließend in einem Kick-Off-Termin.
Im Anschluss an den Kick-Off folgt die Detail-Konzeption:
- Zusammenstellen aller Use Cases und benötigter Funktionen
- Konzeption einer passenden Datenbank-Struktur
- Ausarbeiten der Benutzerschnittstellen und Hintergrundprozesse
- Feintuning der Workflows
In der Programmierung wird zunächst die Anmeldemaske für die Teilnehmer realisiert:
- Mehrseitiges Anmeldeformular mit direkter Anbindung an die Datenbank
- Inline-Validierung und Plausibilitätsprüfung aller getätigten Angaben
- Automatische Berechnung des Teilnehmerbeitrags anhand Alter und Mitgliedsstatus
- Darstellung individueller Fristen und Beträge für Anzahlung und Stornierung
- Automatische Anmeldebestätigung per Mail
Im Anschluss wird die Verwaltungsoberfläche umgesetzt:
- Login-gestützte Anmeldeverwaltung (Listen- und Detailansicht)
- Zahlungsverwaltung zum Erfassen eingegangener Zahlungen im System
- Statusanzeigen für Anmeldung, Zahlung und Ermäßigung
- Kommentarfunktion, um Prozesse nachvollziehbar zu machen
- SSL-verschlüsselter Zugriff auf die Daten
In einem dritten Schritt ergänzen wir weitere Funktionen:
- Automatische Mail zur Zahlungsbestätigung
- Generieren einer PDF-Teilnahmebestätigung, wenn die Zahlung komplett ist
- Export aller Teilnehmerdaten für Excel (mit farblich hervorgehobenen Status-Feldern)
Das Ergebnis
Die Web-App ermöglicht die unkomplizierte Verwaltung des Anmeldeprozesses und spart durch die zentrale Datenhaltung eine Menge Aufwand für Organisation und Koordination. Das gesamte Projekt wurde innerhalb von drei Monaten komplett umgesetzt – inklusive Umgestaltung der vorhandenen Website. Da es sich um eine vollständige Eigenentwicklung handelt, kann das System jederzeit an veränderte Umstände angepasst werden.
Das Feedback
DGB Bezirk Baden-Württemberg
Die Zusammenarbeit war zu jedem Zeitpunkt sehr angenehm. Nils hat sich intensiv mit unseren umständlichen Verwaltungsverfahren auseinandergesetzt und die Software dementsprechend angepasst. Zu einigen Punkten hatte er gute Einfälle, sodass wir nun eine Lösung gefunden haben, die unsere Arbeit wirklich sehr erleichtert.
Besonders hilfreich war die schnelle Verfügbarkeit, wenn uns noch etwas neues eingefallen ist, was umgesetzt werden müsste. Auch die schnelle Behebung von Problemen und Fehlern.
Ich denke […] [das Tool] wird uns noch einige Jahre begleiten, da […] [es] einige Verwaltungsaufgaben automatisiert hat. Das ganze System ist so aufgebaut, dass es ziemlich selbstverständlich zu bedienen ist. Es sagt uns sogar, wo Handlungsbedarf besteht. Außerdem ist alles grafisch super aufbereitet, dass man sich leicht orientieren kann.
Jonas Weber, Jugendbildungsreferent
DGB Bezirk Baden-Württemberg
Das Projekt im Web:
www.schwulessommercamp.info